水行政執法案卷通用標準

第一節  總則

一、適用范圍

本“標準”和“文書示范文本”適用于遼寧省各級水行政執法機關（含法律、法規授權的具有管理公共事務職能的組織），按照法律、法規、規章進行具體行政執法（行政處罰、行政強制）活動所形成的行政執法案卷。

二、標準依據

本標準依據《中華人民共和國行政處罰法》《中華人民共和國行政強制法》《中華人民共和國行政許可法》和《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案行業標準》等法律、法規、規章制定。

三、術語

（一）行政執法機關，是指依法行使行政執法權的行政機關或法律、法規授權的具有管理公共事務職能的組織。

（二）行政相對人（當事人、利害關系人），是指基于一定的法律事件或行為與行政主體形成利害關系，依照行政法律規范取得參與行政法律關系資格的公民、法人或其他組織。

1、公民，是指自然人、個體工商戶、農村承包經營戶、個人合伙等。

2、法人，是指具有民事權利能力和民事行為能力，依法獨立享有民事權利和承擔民事義務的組織。

3、其他組織，是指依法成立，有一定組織機構和財產，但不具備法人資格的組織。

（三）法律文書，是指行政執法機關在實施行政執法活動過程中，必須依法填寫或制作的書面材料。一般是指在履行行政執法程序過程中對外使用文書和內部使用文書，也包括由行政執法機關統一制作供行政相對人使用的法律文書示范文本。

（四）行政執法機關負責人（行政負責人），是指依法具有行政執法權限的行政執法機關的法定代表人或主要負責人，包括行政機關的正職、副職負責人、參與分管被訴行政行為實施工作的副職級別的負責人以及其他參與分管的負責人。

（五）證據，是指以合法手段取得、經查證屬實的能夠證明某一法律事實真實性的一切事實或材料。主要包括書證、物證、視聽資料、電子數據、證人證言、當事人的陳述、鑒定意見、勘驗（檢查）筆錄、現場筆錄等。

（六）行政執法程序，是指法律、法規、規章規定的行政執法主體在行使行政執法權作出具體行政行為時應當遵循的方式、步驟、時限和順序等。

（七）日期，本標準所稱的日期是指具體到年、月、日。

（八）時間，本標準所稱的時間是指具體到時、分。

（九）地點，本標準所稱的地點具體到市、縣（市、區）、路（街）、樓（房）號、門牌號、樓層、房間號或鄉（鎮）、村、組。

（十）通用標準，本標準所稱的通用標準：一是指反映行政執法案卷合法性的基本要素（包括主體、事實、適用法律依據和程序等方面）；二是指在行政執法活動中，反映各種法律文書的制作和使用規范的規范要求（包括行政處罰、行政強制）。

第二、前提條件

一、主體適格

（一）行政執法主體適格

1、行政執法主體，是指根據法律、法規和規章的規定行使行政執法職權的行政機關以及法律、法規授權在特定范圍內行使行政執法職權的具有管理公共事務職能的組織；

2、實施行政執法權的行政機關具有法定資格；

3、實施行政執法權的主體經縣級以上人民政府司法行政部門審核確認；

4、實施的行政執法行為符合法定權限；

5、法律文書中，印章使用符合規定。對外使用的法律文書必須使用行政執法機關的印章。

（二）行政相對人認定準確

1、行政相對人必須是參與行政法律關系的公民、法人或者其他組織；

2、行政相對人必須依法能夠獨立行使權利；

3、行政相對人必須依法能夠承擔法律責任；

4、在案卷中應有證明行政相對人主體資格的材料（如居民身份證件或企業營業執照復印件等）；

5、法律文書中，應對行政相對人使用全稱，且前后一致。

二、事實清楚，證據充分

（一）法律文書所述事實是法律、法規、規章規定的應當由行政執法機關予以處理的法律事件或行為；

（二）法律文書應當準確記載法律事件或行為的時間、地點、情節、程度和后果等；

（三）卷內證據應當合法、有效，足以證明法律事件或行為的性質、情節、程度和后果等。

三、適用法律準確��

（一）行政執法機關作出具體行政執法行為的依據必須是現行有效的法律、法規、規章；

（二）行政執法處理決定應當符合法律、法規、規章的規定；

（三）在法律文書中，法律、法規、規章的名稱應使用全稱，并準確引用到條、款、項、目。

四、程序合法

（一）行政機關應當依法以文字、音像等形式，對行政執法活動的啟動（立案或受理）、調查、取證、審核、決定、送達、執行等步驟進行全過程記錄，歸檔保存；

（二）行使行政執法權應當在規定的時限內辦結；

（三）在行為方式上必須符合法定要求

1、根據法定條件和程序，需要對相關材料的實質內容進行核實的，行政執法機關作出行政執法決定前必須由兩名以上行政執法人員進行必要的調查取證，并出示行政執法證件；

2、行政執法決定作出前應當聽取行政相對人的陳述和申辯；

3、符合聽證條件的，在作出行政執法決定前應當告知行政相對人依法享有要求聽證的權利；

4、行政相對人依法要求聽證的，行政執法機關應當組織聽證；

5、行政執法處理決定必須經行政執法機關負責人批準；依法需經行政執法機關法制機構審核的，應當由行政執法機關法制機構專業法制審核人員進行法制審核；依法需經行政執法機關負責人集體討論的，應當集體討論；依法應由上一級行政執法機關批準或決定的，必須上報；

6、主要法律文書的送達符合法定的方式、時限，應當有相應的送達回證；

7、依法應當移送其他機關的，必須按程序和規定移送；

8、行政執法機關依法強制執行或申請人民法院強制執行的，必須嚴格依法辦理，使用規范的法律文書。

（四）在法律允許的范圍內，可相應簡化文書和工作程序。

第三、通用標準

一、行政處罰簡易程序文書標準

行政處罰簡易程序主要法律文書有：案件來源登記表、行政處罰案件立案/不予立案審批表、詢問筆錄、現場檢查（勘驗）筆錄、行政處罰案件撤銷審批表、當場行政處罰決定書、責令停止（改正、限期改正）通知書、行政處罰案件結案審批表等，同行政處罰普通程序法律文書，參照制作。

二、行政處罰普通程序文書標準

行政處罰普通程序主要法律文書有：案件來源登記表、行政處罰案件立案/不予立案審批表、詢問筆錄、現場檢查（勘驗）筆錄、行政處罰先行告知書、行政處罰法制審核意見書、行政處罰決定書、行政處罰案件結案審批表等。

（一）立案審批。主要法律文書有：案件來源登記表、行政處罰案件立案審批表等。

1、案件來源登記表

（1）案件來源，應注明是檢查中發現、舉報、投訴、群眾來信來訪、上級交辦、移送等；

（2）案源提供人基本情況，應寫明姓名、性別、年齡、證件類型及號碼、工作單位、聯系電話、住（地）址等信息；

（3）當事人基本情況，寫明當事人的姓名（或單位名稱）、法定代表人、年齡、工作單位、聯系電話、住（地）址等信息；

（4）案件簡要情況，應寫明發生違法行為的時間、地點及基本情況，如在檢查中發現的案件應寫明檢查的時間、地點等；

（5）寫明記錄人姓名、記錄時間；

（6）案件處理意見，應寫明對該案件的處理建議；

（7）備注，應寫明其他需要說明的事項，如匿名投訴、舉報等；

2、行政處罰案件立案（不予立案）審批表

（1）當事人基本情況，寫明當事人的姓名（或單位名稱）、性別、年齡、證件類型及號碼、工作單位、聯系電話、住（地）址等信息；

（2）案由、來源。案由，用于對行政處罰案件性質進行定性分類，應寫明案（事）件反映的主要問題（例如：“XXX 無證采砂案”、“XXX 未經批準擅自取水案”、“XXX水土保持設施未經驗收將生產建設項目投產使用案”）；案源，應注明檢查中發現、舉報、投訴、群眾來信來訪、上級交辦、移送等；

（3）案件簡要情況，應寫明發生違法行為的時間、地點及基本情況；在檢查中發現的案件應寫明檢查的時間、地點；應寫明當事人可能違反的法律、法規、規章的名稱、條款；

（4）承辦人意見，寫明是否立案的建議意見、簽名及日期。

（5）承辦機構審核意見，應有承辦機構負責人是否同意（不）立案的意見、簽名及日期；

（6）行政負責人審批意見，應有行政執法機關負責人是否同意（不）立案的意見、簽名及日期。

3、行政處罰案件撤銷審批表

（1）行政機關作出撤銷行政處罰案件應制作審批表；

（2）當事人基本情況，寫明當事人的姓名（或單位名稱）、性別、年齡、證件類型及號碼、工作單位、聯系電話、住（地）址等；

（3）案由、來源。案由[同本標準“行政處罰普通程序文書標準→行政處罰案件立案（不予立案）審批表→案由”]；案件來源，應注明檢查中發現、投訴、舉報、群眾來信來訪、上級交辦、移送等；

（4）事實與證據，應寫明當事人可能違反的法律、法規、規章的名稱、條款，以及所有證據證明材料；

（5）寫清楚案件撤銷的依據、理由；

（6）承辦人意見，承辦人建議撤銷的意見、簽名及日期；

（7）承辦機構審核意見，應有承辦機構負責人同意或不同意撤銷的意見、簽名及日期；

（8）法制審核意見（可選擇項），若是重大行政處罰案件，必須進行法制審核，由法制審核機構對案件進行審核并提出建議、意見、簽名或蓋章及日期；

（9）行政負責人審批意見，應有行政執法機關負責人同意或不同意撤銷的意見、簽名及日期。

4、協助調查書/函，為查清案件事實，依法向有關單位協助調查的文書。

（1）寫明為查清案件的事實，協助調查的法律、法規、規章的條、款、項等依據；

（2）寫明協助調查的方式；

（3）注明聯系人、聯系電話及單位地址；

（4）協助調查單位、本機關簽字、蓋章。

（二）調查取證。主要法律文書有：調查筆錄、行政處罰先行告知書、聽證文書等。

5、詢問筆錄（每份《詢問筆錄》只能對應一個被詢問人）

（1）詢問起止的時間、地點；��

（2）被詢問人的基本情況，應記載被詢問人的姓名、性別、年齡、證件類型及號碼、工作單位、職務、聯系電話、住（地）址，并寫明與本案的關系；

（3）見證人基本情況（可選），應寫見證人的姓名、性別、年齡、聯系電話、證件類型及號碼、工作單位、住址等信息；

（4）筆錄中應將執法人員的單位、姓名、執法證件號及開展執法工作的理由等信息告知當事人，以及當事人依法享有的權利；

（5）詢問內容，包括反映本案事實的時間、地點、行為、情節、后果等；��

（6）被詢問人對筆錄的意見，應注明“詢問筆錄上述內容，記錄屬實”的字樣，由被詢問人逐頁簽名并在末頁注明日期。如被詢問人拒絕簽字的，應由兩名行政執法人員在筆錄中注明拒絕的理由；��

（7）詢問筆錄的記錄有修改的，應由被詢問人在修改處捺手指印確認；��

（8）詢問人、記錄人簽名及日期。

6、檢查（勘驗）筆錄（一個案件有多處現場的，應分別制作筆錄）

（1）檢查（勘驗）的起止時間、地點；

（2）被檢查（勘驗）對象的基本情況，應記載被檢查單位名稱（或者個人姓名）、法定代表人、性別、年齡、證件類型及號碼、工作單位、聯系電話、住（地）址等，并寫明與本案的關系；見證人在場的，記載其姓名等基本信息；

（3）告知事項，筆錄中應將執法人員的單位、姓名、執法證件號及開展執法工作的理由等信息告知當事人，以及當事人依法享有的權利；

（4）現場情況：應準確、客觀地記載現場情況，包括有關的數據、位置、狀態、程度等；

（5）被檢查人對筆錄的意見，應注明“檢查（勘驗）筆錄上述內容，記錄屬實”的字樣，由被檢查人逐頁簽名并在末頁注明日期。如被檢查人拒絕簽字的，應由兩名以上行政執法人員在筆錄中注明拒絕的理由；

（6）檢查（勘驗）筆錄的記錄有修改的，應由檢查人在修改處捺手指印確認；

（7）見證人簽名及日期；

（8）檢查（勘驗）人、記錄人員簽名及日期；

（9）現場檢查（勘驗）影像證據，有影像記錄的證據要以清單等方式記錄清楚，歸檔保存。

7、責令停止（改正、限期改正）通知書

（1）規范的文書文號，記明責令停止（改正、限期改正）人的姓名（或單位名稱）；

（2）責令停止（改正、限期改正）的情況說明，應寫明責令停止（改正、限期改正）的法律、法規、規章依據和內容、要求；

（3）當事人簽名或蓋章及日期；

（4）行政執法機關印章及日期；

（5）本材料一式二份，一份由行政執法機關交責令停止（改正、限期改正）人（單位）作為收到材料憑證，一份由行政執法機關存檔保留。

8、案件調查報告審批表

（1）當事人基本情況，寫明當事人姓名（或者負責人、經營者等姓名、名稱）、法定代表人、性別、年齡、證件號碼、工作單位、聯系電話、住（地）址等；

（2）案由，應寫明案件反映的主要問題；

（3）違法事實與證據，應寫明當事人可能違法的事實，以及所有證據證明材料；

（4）執法事項，應寫明XX（如：環境污染、交通違章等）違法行為的行政處罰；

（5）違法依據，應寫明當事人違法的法律、法規、規章的名稱、條款等依據；

（6）擬處罰依據，應寫明對當事人擬作出行政處罰的法律、法規、規章的名稱、條款等依據；

（7）處罰類別，根據表中內容選擇；

（8）處罰內容及處罰種類，選擇警告（或通報批評、罰款、沒收違法所得、限制開展生產經營活動等）選項，并寫明具體情況；

（9）承辦人意見：承辦人對案件的建議、簽名及日期；

（10）審核意見：應有承辦機構負責人對案件的審核意見、簽名或蓋章及日期；

（11）審批意見：應有行政執法機關負責人對案件的審批意見、簽名及日期。

9、案件調查報告

（1）當事人，寫明當事人（法人或自然人、個體工商戶、非法人組織）的姓名、性別、年齡、證件類型及號碼、工作單位、聯系電話、住（地）址等；

（2）案件承辦人，注明案件執法人員姓名；

（3）內容，應寫明案件的詳細內容；

A、應寫明當事人違法的事實、依據、法律、法規、規章的名稱、條款等依據；

B、應寫明根據當事人違法的事實、性質、情節和危害程度，按照裁量標準適用裁量權；

C、應寫明擬處罰的法律、法規、規章的名稱、條款依據，以及行政處罰的建議；

10、行政處罰先行告知書

（1）規范的文書文號、擬被行政處罰人的姓名（或單位名稱）；

（2）違法行為基本情況，應寫明違法行為發生的時間、地點、情節、后果及其違法的相關法律、法規、規章等情況；

（3）擬作出行政處罰的法律、法規、規章依據，擬作出行政處罰的種類、數額或者期限；

（4）應告知當事人依法享有陳述（申辯）權利及陳述（申辯）的時間、地點；

（5）行政執法機關的聯系人（行政處罰承辦人）、聯系電話、地址；

（6）當事人簽名或蓋章及日期；

（7）行政執法機關印章及日期；

（8）本材料一式二份，一份由行政執法機關交擬被行政處罰人作為收到材料憑證，一份由行政執法機關存檔保留。

11、陳述、申辯書

（1）陳述（申辯）人基本情況，應寫明單位名稱（或者個人姓名）、法定代表人、性別、年齡、證件類型及號碼、工作單位、聯系電話、住址等信息，注明與本案的關系；如有委托代理人的應寫明委托代理人的情況信息；

（2）陳述（申辯）的目的，應寫明陳述（申辯）的主要要求；

（3）陳述（申辯）的內容，應寫明具體行為發生的時間、地點、情節、后果等，并闡述陳述（申辯）的意見、理由；

（4）陳述（申辯）人（或委托代理人）簽名或蓋章及日期。

12、陳述、申辯筆錄

（1）注明陳述（申辯）的時間、地點；��

（2）陳述（申辯）人基本情況，應寫明姓名、性別、年齡、證件類型及號碼、工作單位、聯系電話、住（地）址等，注明與本案的關系；

（3）陳述（申辯）的目的，應寫明陳述（申辯）的主要要求；

（4）陳述（申辯）的內容，應寫明具體行為發生的時間、地點、情節、后果等，并闡述陳述（申辯）的意見、理由；

（5）陳述（申辯）人對筆錄的意見，應注明“陳述（申辯）筆錄上述內容，記錄屬實”的字樣，由陳述（申辯）人逐頁簽名并在末頁注明日期；

（6）陳述（申辯）筆錄有修改的，應由陳述（申辯）人在修改處捺手指指印；

（7）記錄人簽名及日期。

13、聽證告知書

（1）規范的文書文號、被告知有權申請聽證人的姓名（或單位名稱）；

（2）行政處罰的理由，應寫明當事人的違法行為和違反的法律、法規、規章；行政處罰所依據的法律、法規、規章的名稱及相應的條、款、項、目，擬作出行政處罰的種類、數額或者期限；

（3）告知當事人依法享有要求舉行聽證的權利及法定期限；

（4）行政執法機關的聯系人（行政處罰承辦人）、電話、地址；

（5）當事人簽名或蓋章及日期；

（6）行政執法機關的印章及日期；

（7）本材料一式二份，一份由行政執法機關交被告知有權申請聽證人作為收到材料憑證，一份由行政執法機關存檔保留。

14、聽證申請書

（1）聽證申請人基本情況，應寫明單位名稱（或者個人姓名）、法定代表人、性別、年齡、證件類型及號碼、工作單位、聯系電話、住（地）址等，并注明與本案的關系；如有委托代理人的應寫明委托代理人的相關情況信息；

（2）擬實施行政處罰的機關、擬行政處罰內容；

（3）申請聽證的目的，寫明申請聽證的主要要求；

（4）申請聽證的事實和理由；

（5）聽證申請人（委托代理人）簽字或蓋章及日期。

15、聽證通知書

（1）規范的文號、聽證申請人的姓名（或單位名稱）；

（2）舉行聽證的時間、地點、方式；

（3）聽證主持人、聽證員、記錄人的姓名、工作單位及職務等基本情況；

（4）告知當事人權利，應寫明當事人可以委托代理人參加聽證，有要求聽證主持人、聽證員、記錄人回避等權利，告知當事人提供證據，參加聽證相關要求等；

（5）行政處罰機關聯系人、電話、地址；

（6）當事人簽名或蓋章及日期；

（7）行政執法機關印章及日期；

（8）本材料一式二份，一份由行政執法機關交聽證申請人作為收到材料憑證，一份由行政執法機關存檔保留。

16、回避申請審查表

（1）依據《中華人民共和國行政處罰法》等相關法律法規規

章規定，行政執法活動中涉及回避的文書均參照此格式標準。

（2）注明案件的名稱、立案日期，寫清申請XXX、XXX 回

避；

（3）回避申請人的姓名、聯系電話、（身份）證件及號碼，

工作單位、與本案件的利害關系；

（4）寫清楚申請回避的具體理由；

（5）聽證主持（或相關）機構對申請回避的審查、是否同意申請回避，行政執法機關負責人審批，簽名（或蓋章）并注明日期。

17、聽證會公告

（1）規范的文書文號；

（2）聽證公告的法律、法規、規章依據；

（3）舉行聽證的時間、地點、案由；

（4）告知利害關系人、其他申請參加聽證人員參加聽證的途徑、注意事項等；

（5）行政執法機關的聯系人、電話、地址；

（6）行政執法機關名稱、印章及日期。

18、聽證筆錄

（1）舉行聽證的起止時間、地點、方式；

（2）聽證申請人、利害關系人、委托代理人、案件承辦人的單位名稱（或者個人姓名）、法定代表人、性別、年齡、職務、工作單位、電話、住址等基本情況；聽證主持人、聽證員、記錄人的姓名、工作單位；

（3）舉行聽證的目的，寫明聽證申請人的主要要求；

（4）告知申請人、利害關系人等依法享有的權利，應記載聽證申請人依法享有的申請回避權利、陳述（申辯）權利；

（5）聽證內容，應當寫明承辦人提供的審查意見的依據、理由；當事人對案件涉及的事實、依據等陳述（申辯）內容；

（6）聽證申請人、利害關系人、委托代理人等對筆錄的意見，應注明“聽證筆錄上述內容，記錄屬實”的字樣，由聽證申請人、利害關系人、委托代理人等逐頁簽名并在末頁注明日期；

（7）聽證筆錄的記錄有修改的，應由聽證申請人、利害關系人、委托代理人等在各自修改處壓指印；

（8）聽證主持人、聽證員、記錄人簽名及日期。

19、聽證報告

（1）案由，應寫明案件反映的主要問題；

（2）執法人員姓名及執法證號碼；

（3）聽證主持人、聽證員、記錄人的姓名、證件類型及號碼等詳細信息；

（4）聽證的地點和時間；

（5）當事人（委托代理人、利害關系人）的姓名、職務、工作單位等信息；

（6）聽證會基本情況，應當寫明承辦人提供的審查意見的依據、理由；當事人對案件涉及的事實、依據等陳述（申辯）內容等；

（7）案件事實與理由，應寫明案件反映的主要問題，法律、法規、規章的名稱及相應的條、款、項、目等理由依據；

（8）處理意見和建議，應寫明擬作出行政處罰的種類、數額或者期限等意見、建議；

（9）聽證主持人、聽證員要簽名、注明日期。

（三）審查決定。主要法律文書有：重大行政執法決定法制審核意見書、案件集體討論筆錄、案件處理審批表、案件移送函、行政處罰決定書等。

20、擬作出的送法制審核的“行政處罰決定書”（同本標準正式“行政處罰決定書”，略）。

21、重大行政執法決定法制審核意見書

（1）重大行政執法在作出決定前應進行法制審核，并形成“法制審核意見書”等書面形式；

（2）執法項目，應寫明XX（如：河道采砂、盜采地下水等）違法行為的行政處罰；

（3）承辦單位，應寫明案件承辦機構（XX處／科）名稱；

（4）承辦人員，應寫明案件的（2名）執法人員姓名；

（5）承辦單位擬處理意見，應寫明案件承辦機構對該違法行為擬作出決定的建議；

（6）審核意見，按照《遼寧省全面推行行政執法公示制度執法全過程記錄制度重大執法決定法制審核制度實施方案》（遼政辦發〔2019〕13號）和《遼寧省重大行政執法決定法制審核辦法》（遼依法行政發〔2019〕3號）等文件規定，行政執法機關法制審核機構主要從案件“是否屬于重大行政執法決定，行政執法機關主體是否合法，行政執法人員資格是否具備執法資格，適用法律（法規、規章）是否準確，執行裁量基準是否適當，行政執法程序是否合法，是否有超越本機關職權范圍或濫用職權等情形，主要事實是否清楚、證據是否確鑿、充分，行政執法文書是否規范、完備，違法行為是否涉嫌犯罪需要移送司法機關”等內容進行審核并提出結論性意見、建議或相關事項說明，審核內容可細化，但不得減少；

（7）法制審核結束，法制審核機構負責人應簽字、蓋章，注明日期；

（8）若相關事項審核不符合規定，返回案件承辦機構重新作出處罰決定后再進行法制審核的一定要注明“復核”字樣；

（9）“法制審核意見書”一式兩份，一份交案件承辦機構、一份本機構歸檔保存；

22、案件集體討論筆錄

（1）集體討論的時間、地點；

（2）集體討論的案由，寫明集體討論的案件反映的主要問題；

（3）主持人、記錄人、出席人、列席人的姓名及職務；

（4）承辦人員匯報案情，應匯報違法行為發生的時間、地點、情節、后果等，案件涉及的法律、法規、規章等，承辦人闡述的意見和理由；

（5）聽證主持人匯報聽證情況，應匯報聽證情況、聽證各方的意見和理由，及聽證主持人的意見和理由；

（6）參加討論人員的主要意見和理由，應每人記錄清楚；

（7）結論性意見；

（8）行政執法機關負責人簽字及日期。

23、案件處理（行政處罰決定）審批表

（1）案由、案件來源，案由[同本標準“行政處罰普通程序文書標準→行政處罰案件立案（不予立案）審批表→案由”]，案件來源寫明投訴、舉報、檢查等案件來源；

（2）當事人的基本情況，應記載當事人的姓名（或單位名稱）、法定代表人、年齡、工作單位、證件類型及號碼、聯系電話、住（地）址等；

（3）案件基本情況，違法行為發生的時間、地點、情節、后果等；當事人的陳述（申辯）意見；處理適用的法律、法規、規章依據；

（4）承辦人意見，承辦人處理意見、簽名及日期；

（5）承辦機構審核意見，應有承辦機構負責人同意或不同意的意見、簽名或蓋章及日期；

（6）行政負責人審批意見，應有行政執法機關負責人同意或不同意的意見、簽名及日期。

24、案件移送函

（1）將案件移送至有管轄權的行政執法機關

（2）規范的文書文號、移送案件接收的行政執法單位名稱；

（3）寫明移送案件的基本情況；

（4）注明移送案件的法律、法規、規章依據；

（5）聯系人、電話、地址，行政執法機關印章及日期；

（6）移送案件的涉案物品清單（同本標準“抽樣取證物品清單”）；

（7）與送達回證同時使用。

25、涉嫌犯罪案件移送書

（1）將涉嫌犯罪的案件移送到公安機關；

（2）規范的文書文號、移送案件接收單位公安機關的名稱；

（3）寫明移送案件的基本情況；

（4）注明移送案件的法律、法規、規章依據；

（5）聯系人、電話、地址，行政執法機關印章及日期；

（6）移送案件的涉案物品清單（同本標準“抽樣取證物品清單”）；

（7）與送達回證同時使用。

26、行政處罰決定書（經法制審核、集體討論后作出的）

（1）規范的文書文號；

（2）當事人的基本情況，應寫明當事人（或法定代表人、自然人、個體工商戶、非法人組織）的姓名（或名稱）、性別、年齡、工作單位、聯系電話、證件類型及號碼、住（地）址等信息；

（3）案件的基本情況，應寫明查明的違法事實，違反的法律、法規、規章，并準確引用到條、款、項、目；

（4）行政處罰決定的結論，實施行政處罰的法律、法規、規章依據，并準確引用到條、款、項、目；以及行政處罰的種類、數額或者期限；

（5）行政處罰的履行方式及期限等，應寫明行政處罰履行方式及期限的法律、法規、規章依據等；

（6）行政處罰的效力，應寫明行政處罰決定自送達當事人時生效；

（7）救濟途徑，告知當事人依法享有申請行政復議、提起行政訴訟的權利。應分別注明復議機關及復議期限、訴訟機關及訴訟期限；

（8）行政執法機關印章及日期（日期以行政執法機關負責人批準或決定處罰的日期為準）；

（9）與送達回證同時使用。

27、（可）不予（從輕或減輕）行政處罰決定書（經法制審核、集體討論后作出的）

（1）使用規范的文書文號；

（2）當事人的基本情況，應寫明當事人（或法定代表人、自然人、個體工商戶、非法人組織）的姓名（或名稱）、性別、年齡、工作單位、聯系電話、證件類型及號碼、住（地）址等信息；

（3）案件的基本情況，應寫明查明的違法事實，違反的法律、法規、規章，并準確引用到條、款、項、目；

（4）（可）不予（從輕或減輕）行政處罰決定的結論，（可）不予（從輕或減輕）行政處罰的法律、法規、規章依據，并準確引用到條、款、項、目；

（5）行政執法機關印章及日期（日期以行政執法機關負責人批準或決定處罰的日期為準）；

（6）與送達回證同時使用。

28、行政處罰延期（分期）繳納罰款審批表

（1）當事人依法申請延期（分期）繳納罰款，行政執法機關應依法審批；

（2）案由[同本標準“行政處罰普通程序文書標準→行政處罰案件立案（不予立案）審批表→案由”]；

（3）應定清行政處罰決定書的文號；

（4）違法事實及處罰內容，寫明違法行為發生的時間、地點、情節、后果，作出行政處罰決定的內容等；

（5）應寫明當事人申請延期（分期）繳納罰款的理由、依據；

（6）應寫清楚延期（分期）繳納罰款的具體時間等內容；

（7）承辦意見，承辦人對延期（分期）繳納罰款的意見、簽名及日期；

（8）審核意見，應有承辦機構負責人對延期（分期）繳納罰款的意見、簽名或蓋章及日期；

（9）審批意見，應有行政執法機關負責人對延期（分期）繳納罰款的審批意見、簽名及日期。

29、行政處罰延期（分期）繳納罰款決定書

（1）使用規范的文書文號；

（2）應寫明應對當事人下達的行政處罰決定書及文號，當事人的延期（分期）繳納罰款申請后，行政執法機關同意延期（分期）繳納罰款的法律、法規、規章依據；

（3）應寫清楚延期（分期）繳納罰款的具體時間等內容；

（4）行政執法機關、受送達（延期、分期繳納罰款申請）人簽字或蓋章及日期；

（四）送達。法律文書有“送達地址確認書”和“送達回證”30、送達地址確認書

（1）注明行政執法案件的編號；

（2）注明本案案由、當事人的基本信息等；

（3）告知當事人提供、確認適用于行政執法全過程的聯系地

址、依據、聯系地址發生變更時及時告知行政執法機關，以及因不準確提供聯系地址產生的后果等內容事項；

（4）詳細注明行政執法文書等簽收人的姓名、證件類型及號

碼、聯系電話、郵政編碼，是否接受電子送達及傳真號碼、電子郵件地址等信息；

（5）受送達人確認并簽名（蓋章或捺手指印）并注明日期；

（6）行政強制、行政檢查、行政征收征用、行政許可等行政

執法行為的“送達地址確認書”參照本示范文書制做。

31、行政處罰文書送達回證

（1）規范文號、寫明案件反映主要問題的案由；

（2）送達案件材料的名稱、規范的文號；

（3）被送達人及送達地點；

（4）送達日期；

（5）送達方式，委托送達、留置送達的應在備注中注明；公告送達應將公告文書和公告載體的音像記錄一并歸檔入卷；郵寄送達的可以將掛號信回執粘貼于備注中；

（6）被送達人、代收人簽名。被送達人拒收的，送達人應注明拒收的理由；

（7）見證人、送達人簽名；

（8）按照新修訂的《中華人民共和國處罰法》第61條和《中華人民共和國民事訴訟法》中的第84條至92條的規定實施送達。

（五）結案文書。主要法律文書有：結案審批表、結案報告等。

32、結案審批表

（1）行政處罰文書文號、發文日期；

（2）案由、案件來源、發案時間；

（3）案件簡要情況，應寫明違法行為發生的時間、地點、情節、后果等；違反的法律、法規、規章等；

（4）寫明行政處罰的內容；

（5）行政處罰的執行情況；

（6）承辦人意見，承辦人建議結案的意見、簽名及日期；

（7）承辦機構審核意見，應有承辦機構負責人同意或不同意的意見、簽名或蓋章及日期；

（8）行政負責人審批意見，應有行政執法機關負責人同意或不同意的意見、簽名及日期。

33、結案報告

（1）當事人基本情況，應寫明被行政處罰人（法人、自然人、個體工商戶、非法人組織）姓名（名稱）、性別、年齡、工作單位、證件類型及號碼、聯系電話、住（地）址等；

（2）案件反映的主要問題等案由、案件來源、案發時間；

（3）行政處罰文書文號、結案日期；

（4）案件簡要情況，應寫明違法行為發生的時間、地點、情節、后果等；違反的法律、法規、規章等；

（5）寫明行政處罰決定的內容；

（6）行政處罰執行方式，應注明自動履行、復議結案、訴訟結案、強制執行；

（7）行政處罰執行結果；

（8）填表人簽名及日期；

（9）行政執法機關印章。

三、行政強制文書標準

行政強制法律文書包括行政強制措施和行政強制執行法律文書。主要有：行政強制措施（執行）審批表、行政強制措施（執行）決定書，行政強制措施現場筆錄、查封（扣押）決定書、行政強制執行催告書、行政強制執行申請書、行政強制執行公告、行政強制終結執行決定書等。

（一）行政強制措施相關法律文書

1、行政強制措施審批表

（1）當事人基本情況，應記載當事人（法人、自然人、個體工商戶、非法人組織）姓名（名稱）、性別、年齡、工作單位、證件類型及號碼、聯系電話、住（地）址等；

（2）應寫明實施行政強制措施的時間和地點；

（3）案由，用于對行政強制案件性質進行定性分類，應寫明案（事）件反映的主要問題（例如：“XXX在河道管理范圍內建設妨礙行洪的建筑物行政強制措施”）等等；

（4）實施行政強制措施證（依）據理由，應寫明當事人違反的法律、法規、規章的名稱、條款，執法人員擬采取的行政強制措施依據的法律、法規、規章的名稱、條款；

（5）承辦人意見，應寫明案件執法人員擬采取的行政強制措施的意見并簽名、注明日期；

（6）承辦機構審核意見，應有承辦機構同意或者不同意實施行政強制措施的意見、簽名及日期；

（7）行政執法機關法制機構審核意見，應有行政執法機關法制機構同意或者不同意實施行政強制措施等審核意見、簽名及日期；

（8）行政負責人審批意見，應有行政執法機關負責人同意或不同意實施行政強制措施的意見、簽名及日期。

2、解除行政強制措施審批表

（1）當事人基本情況，應記載當事人（法人、自然人、個體工商戶、非法人組織）姓名（名稱）、性別、年齡、工作單位、證件類型及號碼、聯系電話、住（地）址等；

（2） 應寫明擬實施行政強制措施的時間和地點；

（3 ）案由（同本標準“行政強制文書標準→行政強制措施審批表→案由”）；

（4）解除行政強制措施證（依）據理由，應寫明當事人違反的法律、法規、規章的名稱、條款，擬解除行政強制措施依據的法律、法規、規章的名稱、條款；

（5）承辦人意見，應寫明案件執法人員擬解除行政強制措施的意見并簽名、注明日期；

（6）承辦機構審核意見，應有承辦機構同意或者不同意解除行政強制措施的意見、簽名及日期；

（7）行政執法機關法制機構審核意見，應有行政執法機關法制機構同意或者不同意解除行政強制措施等審核意見、簽名及日期；

（8）行政負責人審批意見，應有行政執法機關負責人同意或不同意解除行政強制措施的意見、簽名及日期。

3、行政強制措施現場筆錄

（1）應寫明行政強制措施的種類；

（2）應寫明行政強制措施的起、止時間，地點；

（3）當事人基本情況，應記載被行政強制措施人（法人、自然人、個體工商戶、非法人組織）的姓名（名稱）、職務、證件類型及號碼、工作單位、聯系電話、住（地）址等信息；

（4）見證人基本情況，若有見證人在場的，應記載其姓名、證件類型及號碼、聯系電話、住（地）址等信息；

（5）告知事項，行政執法人員就告知自己的姓名并出示執法證件當事人核實確認等；

（6）應告知當事人采取行政強制措施所依據的法律（法規、規章）條、款和理由，以及當事享有的權利和救濟途徑；

（7）當事若進行陳述（申辯）的，應詳細記載；

（8）現場處理情況，應寫明執法人員采取行政強制措施的具體情況。如：物品清點、廠房張貼封條，并開列、交付《先行登記保存證據物品清單》，邀請見證人現場見證等相關情況；

（9）“行政強制措施現場筆錄”應簽注有“筆錄上述內容，記錄屬實”等字樣，當事人應逐頁簽字確認，見證人、執法人員、記錄人等簽字，注明日期。

4、查封（扣押）決定書

（1）規范的文號、被查封（扣押）當事人的姓名（或單位名稱）；

（2）查明的違法事實，違反的法律、法規、規章，并準確引用到條、款、項、目；

（3）實施查封（扣押）的法律依據，查封（扣押）物品名稱，查封設施、場所的具體地址，并寫明附《查封（扣押）物品（設施、場所）清單》（同本標準“先行登記保存證據物品清單”）；

（4）查封（扣押）期限，并注明查封（扣押）的期間不包括檢測、檢驗或者技術鑒定的期間。對物品需要進行檢測、檢驗或者技術鑒定的，檢測、檢驗或者技術鑒定的期間將由行政執法機關另行書面通知；

（5）查封（扣押）財物的保管負責人，并注明在查封（扣押）和檢測、檢驗或者技術鑒定期間，未經行政執法機關同意，任何人隱匿、轉移、變賣、損毀《查封（扣押）決定書》所列物品，將依法追究有關責任人的法律責任；

（6）告知當事人依法享有申請行政復議、提起行政訴訟的權利，并分別注明復議機關及復議期限、訴訟機關及訴訟期限；

（7）被查封（扣押）當事人簽名及日期；拒絕簽字情況及理由；

（8）決定書上應有兩名以上行政執法人員簽名、行政執法機關印章及日期；

（9）本文書一式二份，一份送達當事人，一份由行政執法機關存檔。

5、查封（扣押）現場筆錄

（1）應清楚記載查封（扣押）的時間、地點；

（2）被查封（扣押）當事人的基本情況，應記載被查封（扣押）單位名稱（或者個人姓名）、法定代表人、性別、年齡、工作單位、聯系電話、住址等，并寫明與本案的關系，見證人在場的，記載其姓名等情況；

（3）行政執法人員和記錄人的基本情況：應寫明姓名、工作單位；

（4）現場情況，應寫明執法人員向當事人出示了行政執法證，當場交付《查封（扣押）決定書》，告知當事人采取先行登記保存證據的理由、依據以及當事人依法享有的權利和救濟途徑，然后對依法實施先行登記保存證據進行清點，并開列、交付《查封（扣押）物品（設施、場所）清單》（同本標準“先行登記保存證據物品清單”），當事人未到現場的，應寫明邀請見證人現場見證，當事人的陳述和申辯以及其他相關情況；

（5） 被查封（扣押）當事人對筆錄的意見，應注明：“查封（扣押）現場筆錄上述內容，記錄屬實。”的字樣，由被查封（扣押）當事人逐頁簽名并在末頁注明日期，如被查封（扣押）當事人拒絕簽字的，應由兩名以上行政執法人員在筆錄中注明拒絕簽字的情況及理由；

（6）筆錄上應有兩名以上行政執法人員簽名及日期；

（7）記錄人和見證人的簽名及日期。

6、查封（扣押）物品（設施、場所）處理通知書

（1）規范的文書文號、被查封（扣押）當事人單位名稱（或者個人姓名）；

（2）查封（扣押）的情況說明，應寫明違法的行為及其違反的相關法律、法規、規章，并寫明查封（扣押）物品（設施、場所）的保存期限和保存方式；

（3）查封（扣押）物品（設施、場所）處理的法律、法規、規章依據和處理結果；

（4）應寫明所附《查封（扣押）物品（設施、場所）處理清單》；

（5）被查封（扣押）當事人簽名及日期，若被查封（扣押）當事人拒絕簽字的，應由兩名以上行政執法人員在筆錄中注明拒絕簽字的情況及理由；

（6）行政執法機關印章及日期；

（7）本文書一式二份，一份送達當事人或者其代理人，一份由行政執法機關存檔。

（8）查封（扣押）物品（設施、場所）處理清單。

7、解除查封（扣押）決定書

（1）規范的文書文號、被解除查封（扣押）當事人單位名稱（或者個人姓名）；

（2）查封（扣押）的情況說明，應寫明相關《查封（扣押）決定書》的文號和查封（扣押）物品（設施、場所）的日期，并注明附《查封（扣押）物品（設施、場所）清單》（同本標準“先行登記保存證據物品清單”）；

（3）解除查封（扣押）的理由，應寫明解除查封（扣押）依據的法律、法規、規章及條、款；

（4）應寫明查封（扣押）期間被查封（扣押）物品（設施、場所）的保管人員和解除查封（扣押）后的處理方式；

（5）被查封（扣押）當事人簽字及日期，若拒絕簽字應注明拒絕的情況及理由；

（6）決定書上應有兩名以上執法人員簽名及日期；

（7）行政執法機關印章及日期；

（8）本文書一式二份，一份送達當事人或者其代理人，一份由行政執法機關存檔。

8、延長查封（扣押）期限決定書

（1）規范的文書文號，被查封（扣押）當事人單位名稱（或者個人姓名）；

（2）查封（扣押）的情況說明，應寫明相關《查封（扣押）決定書》的文號和查封（扣押）物品（設施、場所）的日期和《查封（扣押）物品（設施、場所）清單》（同本標準“先行登記保存證據物品清單”）；

（3）延長查封（扣押）期限的理由，應寫明延長查封（扣押）期限的原因和法律、法規、規章依據；

（4）延長查封（扣押）期限的起始日期和期限；

（5）被查封（扣押）當事人簽字及日期，若拒絕簽字應注明拒絕的情況及理由；

（6）決定書上應有兩名以上執法人員簽名及日期；

（7）行政執法機關印章及日期；

（8）本文書一式二份，一份送達當事人或者其代理人，一份由行政執法機關存檔。

（二）行政強制執行相關法律文書

9、行政強制執行催告書

（1）規范的文書文號，被催告當事人的姓名（或單位名稱）；

（2）已作出的行政決定的理由，應寫明違法的行為及其違反的相關法律、法規、規章；

（3）已作出的行政決定的日期及其文號、送達行政決定文書的日期；

（4）行政強制執行催告的原因和法律、法規、規章依據；

（5）應告知被催告當事人履行義務的期限；

（6）催告書中應告知當事人享有陳述（申辯）權利及享有陳述（申辯）權利的期限；

（7）催告書中應告知當事人履行義務的方式，涉及金錢給付的，應當有明確的金額和給付方式；

（8）行政執法機關的地址、聯系人和聯系電話；

（9）行政執法機關印章及日期，當事人（受送達人）簽名（蓋章或捺手指指印），注明日期；

（10）本文書一式份，一份送達當事人或者其代理人，一份由行政執法機關存檔。

10、行政強制執行審批表

（1）當事人基本情況，寫明當事人的姓名、法人或者其他組織的名稱等信息；

（2）行政強制執行的時間和地點；

（3）案由（同本標準“行政強制文書標準→行政強制措施審批表→案由”）；

（4）實施行政強制執行證據理由，應寫明當事人違反的法律、法規、規章的名稱、條款，應寫明行政強制執行依據的法律、法規、規章的名稱、條款；

（5）承辦人意見，應寫明行政強制執行事項、承辦案件執法人員簽名及日期；

（6）承辦機構審核意見，應有承辦機構同意或者不同意行政強制執行的意見、簽名及日期；

（7）行政執法機關法制機構意見，應有行政執法機關法制機構同意或者不同意行政強制執行的意見、簽名及日期；

（8）行政負責人審批意見，應有行政負責人同意或不同意行政強制執行的意見、簽名及日期。

11、行政強制執行決定書

（1）規范的文書文號，應記載（寫明）當事人（或法定代表人、自然人、個體工商戶、非法人組織）的姓名、性別、年齡、證件類型及號碼、工作單位、聯系電話、住（地）址等；

（2）應寫明已作出的行政決定的理由、依據、送達日期要求履行義務的期限、方式等內容且未履行；

（3）載明當事人未履行法定義務期間有轉移、隱匿財物等情況現象；

（4）寫明行政執法機關采取行政強制執行所依據的法律、法規、規章及條、款等內容；

（5）應告知當事人依法享有的行政復議、行政訴訟等權利；

（6）當事人（受送達人）簽名（蓋章或捺手指指印），注明日期；

（7）行政執法機關印章及日期；

（8）本文書一式二份，一份送達當事人（或者其代理人），一份由行政執法機關存檔。

12、強制拆除公告��

（1)規范的文書文號；��

（2）案由，應寫明案件反映的主要問題；��

（3）寫明依法已作出行政決定的文書名稱和文號，責令當事人履行的義務縣未履行，行政執法機關采取行政強制拆除的法律、法規、規章依據；��

（4）告知當事人依法享有申請行政復議、提起行政訴訟等權利，公告利害關系；��

（5）行政執法機關名稱、印章及日期；

（6）本文書若干份，用于多處張貼公告，一份由行政執法機關存檔。

13、強制執行申請書

（1）規范的文書文號，依法申請強制執行的法院名稱；

（2）寫明本行政執法機關作出行政決定的文書、文號的理由及送達日期，依法申請強制執行的理由和法律、法規、規章依據等內容；

（3）當事人基本情況，應記載（寫明）當事人（或法定代表人、自然人、個體工商戶、非法人組織）的姓名（名稱）、證件類型及號碼、住（地）址等信息；

（4）申請機關的情況，寫明申請強制執法的行政機關的名稱、地址、郵編、聯系人姓名、聯系方式等信息；

（5）申請強制執行的內容，應寫明申請法院強制拆除違章建筑等強制執行的內容；

（6） 行政執法機關及負責人簽字（或蓋章），抄送的檢察院名稱；

（7）本文書一式三份，檢察院、法院各一份，一份由行政執法機關存檔。

14、加處罰款（滯納金）通知書

（1）規范的文書文號，被加處罰款（滯納金）當事人（或法定代表人、自然人、個體工商戶、非法人組織）的姓名（名稱）、性別、年齡、證件類型及號碼、職務、聯系電話、住（地）址等信息；

（2）被加處罰款（滯納金）當事人的基本情況，應記載被加處罰款（滯納金）當事的姓名人（或單位名稱）、法定代表人、性別、年齡、證件類型及號碼、職務、聯系電話、住址等；

（3）已作出的行政決定的理由，應寫明違法的行為及其違反的相關法律、法規、規章；

（4）送達《行政強制執行催告書》的文號和日期；

（5）加處罰款（滯納金）的原因和法律、法規、規章依據；

（6）加處罰款（滯納金）的起、止日期和數額標準；

（7）被加處罰款（滯納金）當事人簽名及日期，若拒絕簽字的注明拒絕的情況及理由；

（8）告知書上應有兩名以上行政執法人員簽名及日期；

（9）行政執法機關印章及日期。

（10）本文書一式二份，一份送達當事人或者其代理人，一份由行政執法機關存檔。

15、行政強制代履行決定書

（1）規范的文書文號，寫明被行政強制代履行當事人的姓名（或單位名稱）；

（2）被行政強制代履行當事人的基本情況，應記載被行政強制代履行當事人的姓名（或單位名稱）、法定代表人、性別、年齡、證件類型及號碼、工作單位、聯系電話、住址等，并寫明與本案的關系；

（3）已作出的行政決定的理由，應寫明違法的行為及其違反的相關法律、法規、規章；

（4）行政強制代履行的法律、法規、規章依據；

（5）實施行政強制代履行的行政執法機關或委托第三方的名稱和代履行時間，并告知當事人全部承擔預計產生的代履行費用；

（6）應告知當事人依法享有申請行政復議、提起行政訴訟的權利，應分別注明復議機關及復議期限、訴訟機關及訴訟期限；

（7）被行政強制代履行當事人簽名及日期，若拒絕簽字應注明拒絕的情況及理由；

（8）決定書上應有兩名以上行政執法人員簽名及日期；

（9）行政執法機關監督人員的簽字及日期；

（10）行政執法機關印章及日期。

（11）本文書一式三份，一份送達當事人或者其代理人、一份由行政執法機關存檔、一份交代履行人。

16、行政強制代履行催告書

（1）規范的文書文號，被催告當事人的姓名（或單位名稱）；

（2）已作出的行政強制代履行決定的理由，應寫明違法的行為及其違反的相關法律、法規、規章；

（3）已作出的行政強制代履行決定的日期及其文號、送達行政強制代履行決定書的日期；

（4）行政強制執行催告的原因和法律、法規、規章依據；

（5）應告知被催告當事人履行義務的期限；

（6）催告書中應告知當事人依法享有陳述（申辯）權利及享有陳述（申辯）權利的期限；

（7）催告書中應告知當事人履行義務的方式；

（8）行政執法機關的地址、聯系人和聯系電話；

（9）行政執法機關印章及日期；

（10）本文書一式二份，一份送達當事人或者其代理人，一份由行政執法機關存檔。

17、立即代履行決定書

（1）規范的文書文號，被立即代履行當事人的姓名（或單位名稱）；

（2）被立即代履行當事人的基本情況，應記載被立即代履行當事人的姓名（或單位名稱）、法定代表人、性別、年齡、證件類型及號碼、工作單位、聯系電話、住址等，并寫明與本案的關系；

（3）已作出的行政決定的理由，應寫明違法的行為及其違反的相關法律、法規、規章；

（4）立即代履行的原因和法律、法規、規章依據；

（5）實施立即代履行的行政執法機關或委托第三方的名稱和代履行時間，并告知當事人全部承擔預計產生的代履行費用；

（6）應告知當事人依法享有申請行政復議、提起行政訴訟的權利，應分別注明復議機關及復議期限、訴訟機關及訴訟期限；

（7）被立即代履行當事人簽名及日期，若拒絕簽字應注明拒絕的情況及理由；

（8）決定書上應有兩名以上行政執法人員簽名及日期；

（9）行政執法機關印章及日期；

（10）本文書一式三份，一份送達當事人或者其代理人、一份由行政執法機關存檔、一份交代履行人。

第四節  立卷歸檔標準

一、實行一案一卷、一卷一號制度。涉及國家機密、商業秘密、個人隱私的案件，可以實行一案二卷，即正卷和副卷。

二、卷內文書應當紙質打印及使用藍黑、黑色墨水的鋼筆、簽字筆或毛筆書寫。所有文書只存一份正本。

三、不能隨文書裝訂立卷的證據，應放入證據袋中，隨卷歸檔，并在證據袋上注明證據的名稱、數量、提取時間、地點等內容；不能隨文書立卷裝訂的錄音、錄像或實物證據，需在證據材料備考表中注明錄制的內容、數量、時長、時間、地點、責任人及存放地點等內容。

四、卷內文書可選擇下列兩種順序排列：第一種順序是行政（處罰、許可等）決定書和送達回證在前，其余文書按照辦案時間順序排列；第二種順序是行政（處罰、許可等）決定書和送達回證在前，其余文書按照法律文書、證據文書、其他文書設置分類順序排列。

五、破損文書應修補或復制。文書過小的應襯紙粘貼，文書過大的應折疊整齊。

六、卷內文書采用阿拉伯數字逐頁編寫頁碼，正頁在右上角、反頁在左上角編寫。

七、卷內目錄和證據材料備考表填寫規范，案卷裝訂無金屬物，并符合檔案法的其他要求。